Многие из нас слышали, знают и применяют базовые рекомендации по бизнес-этикету в реальной жизни.
Сегодня, когда большая часть переговоров по объективной необходимости переместилась в онлайн, стоит ознакомится с правилами поведения, актуальными для встреч на вебинарных платформах и других сервисах для переговоров в сети.
В нашей подборке мы собрали два десятка проверенных правил и рекомендаций. Они помогут не ударить в грязь лицом перед партнерами и сотрудниками, укрепить деловую репутацию, а, возможно и подписать выгодный контракт.
Самопрезентация
1. Представляйтесь полностью — называйте имя и фамилию
В деловой обстановке принято делать именно так, но учитывать желания и особенности самопрезентации партнеров или коллег тоже важно. Например, люди с длинными и сложными именами (из Китая, Индии и других стран) часто придумывают сокращенные варианты, более понятные западным коллегам и партнерам.
2. Объективно оцените свой ник и аватар
Это актуально для всех, кто использует для переговоров Skype и другие подобные программы. Убедитесь, что ваш пользовательский никнейм и фото для профиля соответствуют стилю деловых переговоров.
Коммуникации
3. Не злоупотребляйте словами «спасибо», «пожалуйста» и другими вежливыми оборотами
Одного-двух раз за разговор достаточно. В противном случае эффект от употребления этих слов ослабевает, а сторона, которая их употребляет, автоматически оказывается в позиции нуждающегося в помощи.
При этом отправить электронные письма или сообщения с благодарностью в течение 24 часов после встречи считается хорошим тоном.
4. Учитывайте особенности языка и культуры партнеров из других стран
Это распространенная практика, особенно для компаний, которые ведут бизнес и заключают сделки онлайн. Кроме культурно-языковых традиций стоит освежить в памяти и базовые правила бизнес-этикета. Многие из них применимы только для встреч в оффлайне, но помогают понять общие принципы делового общения и настроиться на переговоры.
5. Осторожнее с юмором
Хотите разрядить обстановку и пошутить прямо на переговорах? Посмотрите на ситуацию со стороны и подумайте, насколько уместной будет такой подход. Ситуация с юмором упрощается на внутренних переговорах, а во время общения с клиентами или потенциальными партнерами лучше подстраховаться.
6. Соблюдайте конфиденциальность
Информация, которая звучала на переговорах, не должна выходить за рамки вебинарной комнаты. Допускается обмен сведениями с другими коллегами, если об этом предварительно договорились.
Организация встречи
7. Фиксируйте поставленные задачи и реализуйте их
Итогом переговоров часто становится постановка конкретных задач от партнеров или коллег. Их желательно поставить в приоритет, а также выполнить в срок и без ошибок. Такой подход кажется чем-то самим-собой разумеющимся, но соблюдение элементарных правил приносит дивиденды — например, повышает лояльность клиентов.
8. Подведите итоги
Сделайте небольшое и понятное сообщение по итогам встречи, напомните всем, кто присутствовал на переговорах о принятых решениях и поставленных задачах и поблагодарите за уделенное время.
9. Оставляйте только приоритетные вопросы
Особенно это актуально если в переговорах участвуют много людей. Когда каждый задаст друг другу один-два вопроса, возможность высказаться будет у всех. К этому и нужно стремиться.
10. Проверьте сервисы и оборудование для презентации
Заранее подготовьте слайдер, проектор, звук, свет, убедитесь, что все работает корректно и готово к использованию в ближайшее время.
Также заранее проверьте сервисы — например, вебинарную платформу. В начале встречи убедитесь, что все без проблем вошли в комнату, могут пользоваться чатом, слышат звук и видят качественную картинку. Протестируйте все дополнительные функции и программы, которые планируете использовать во время встречи.
Если вы ищете платформу для онлайн-встреч и вебинаров, попробуйте ClickMeeting — 30 дней бесплатно и заботливая техподдержка.
11. Сделайте копии документов
Если во время встречи вы ссылаетесь на какие-то внутренние документы, например, чертежи, макеты или инструкции, подготовьте и разошлите копии всем участникам онлайн-встречи.
12. Ставьте ссылки на источники
Планируете использовать чужой контент или материалы? Обязательно дайте ссылку на источник. Например, после прочтения этой статьи также рекомендуем заглянуть на сайт с подборкой из 50 правил делового этикета онлайн.
Тайминг
13. Соблюдайте тайминг и предупреждайте о задержках
Это касается не только организаторов встречи, но и гостей. Выделите небольшой промежуток времени на подготовку и выходите в эфир согласно заявленному расписанию.
Иногда, по причине форс-мажора, приходится выходить на связь позже. Часто это происходит из-за технических проблем. Как только стало понятно, что может произойти нечто подобное, предупредите об этом участников или организатора переговоров. Если накладка случилась прямо перед началом встречи, позвоните и убедитесь, что все участники в курсе неожиданных изменений.
14. Перед организацией встречи учитывайте часовые пояса
Возможно, участники будущей встречи живут в разных временных зонах, в других странах и даже на других континентах. Назначьте понятное всем время встречи, например, 18.00 по МСК и убедитесь, что этот вариант действительно устраивает всех.
15. Дождитесь, пока все будут в онлайне
Приветствуйте всех, кто уже присоединился ко встрече сразу после выхода онлайн, но не спешите начинать обсуждение. Подождите, пока в сети появятся все заявленные участники.
16. Согласовывайте задержки
Не получилось обсудить все запланированные вопросы? Спросите присутствующих, хотят ли они продолжить переговоры? Если такой возможности нет, давить и уговаривать точно не стоит. Каждый участник встречи имеет право уйти в заранее оговоренное время.
17. Сделайте перерыв во время длинной встречи
Когда переговоры длятся от двух часов и более, внесите в регламент несколько перерывов. Участники встречи — живые люди, дайте им возможность перекусить, заглянуть в телефон и привести себя в порядок.
18. Выделяйте для вопросов отдельное время
Эта рекомендация актуальна для руководителей и гостей встречи. Выделяйте время для ответов на вопросы. Присутствуете на переговорах в качестве гостя? Наберитесь терпения и задавайте вопросы в специально отведенное время.
Вместо итогов
Конечно, этот список правил нельзя назвать полным или исчерпывающим, но основные, базовые понятия мы перечислили. Держите эту подборку под рукой, пробегитесь по тексту глазами перед важной встречей в сети, чтобы облегчить подготовку и проведение переговоров онлайн.